Når bestyrelsen skifter – hvordan undgår I at starte forfra?
Et bestyrelsesskifte i en forening eller klub er en naturlig del af foreningslivet. Nye frivillige træder til, og andre giver ansvaret videre. Ofte er det et positivt tegn på udvikling, men det kan også skabe udfordringer, hvis informationer og overblik ikke følger med.
Mange foreninger oplever nemlig, at et bestyrelsesskifte i praksis betyder, at man må begynde forfra. Ikke fordi engagementet mangler, men fordi information, erfaring og arbejdsgange er spredt flere steder.
.
Når viden følger personer
Over tid opbygger en bestyrelse en stor mængde erfaring. Man ved, hvordan arrangementer planlægges, hvem der skal kontaktes, og hvilke opgaver der vender tilbage år efter år.
Udfordringen opstår, når den viden primært ligger hos enkelte personer. Når en ny bestyrelse i foreningen overtager arbejdet, kan det derfor være svært at skabe overblik, hvis dokumenter, medlemslister og aftaler ligger i private mails eller personlige mapper.
Nye bestyrelsesmedlemmer kommer hurtigt til at bruge tiden på at lede efter information i stedet for at videreføre arbejdet. Det er ofte her, følelsen af at starte forfra opstår.
.
Når information er spredt flere steder
I mange foreninger vokser løsningerne frem over tid. Noget ligger på et Google Drev, andet i regneark, mails eller forskellige kalendere. Hver løsning fungerer isoleret set fint, men samlet kan det gøre overblikket sårbart.
Når der sker et bestyrelsesskifte i foreninger, bliver det uklart, hvor informationen egentlig findes, og hvordan arbejdet tidligere er blevet organiseret. Det gør overgangen unødigt tung for nye frivillige, som i stedet må bruge energi på at skabe struktur igen.
.
Ét samlet overblik gør forskellen
Når medlemmer, aktiviteter og kommunikation er samlet ét sted, bliver overgangen langt mere overskuelig. En god bestyrelsesoverdragelse betyder, at nye frivillige hurtigt kan danne sig et overblik og fortsætte derfra, hvor andre slap.
De kan se:
- Planlagte arrangementer og aktiviteter i foreningen
- Hold, træningstider og kontingenter samlet ét sted
- Kommunikation via email og SMS til medlemmer og frivillige
- Direkte dialog gennem messenger og chat
- Et samlet overblik over medlemmer og medlemsdata
- Administration og information samlet ét sted i foreningen
Det skaber kontinuitet og gør foreningen mindre afhængig af enkeltpersoner.
.
En forening der kan gives videre
Et bestyrelsesskifte i en forening behøver ikke betyde usikkerhed eller tab af viden. Når struktur og information er samlet, kan ansvaret gives videre uden at starte forfra hver gang. En tydelig struktur gør samtidig overgangen lettere for både den afgående og den nye bestyrelse, fordi arbejdet allerede er dokumenteret og samlet ét sted.
Det gør det lettere at sige ja til en bestyrelsespost – og sikrer, at foreningens arbejde kan fortsætte stabilt, selv når mennesker skifter.
Zakobo er udviklet til at samle medlemmer, aktiviteter og kommunikation i én løsning, så foreningen bevarer sit overblik – også når bestyrelsen ændrer sig. Læs mere om alle Zakobos funktioner her
.
Vil I fremtidssikre jeres foreningsarbejde ét sted?
Book en præsentation her eller kontakt os for en uforpligtende snak – og få indblik i, hvordan Zakobo kan digitalisere og forenkle jeres administration. Med Zakobo får I en løsning, der løfter jeres digital foreningsadministration og sparer tid for både frivillige og ansatte.
